Vom Bestellwesen zum strategischen Einkauf

Auftraggeber:

  • US Pharma Konzern
  • 90.000 Mitarbeiter weltweit
  • 3 Produktionsstandorte in Deutschland

Situation:

Der bisherige Stelleninhaber hatte das Unternehmen kurzfristig verlassen.

Die rein operativen Einkaufstätigkeiten sollten aus den lokalen Einkaufsorganisationen ausgegliedert werden. Die Verlagerung war bereits begonnen. Die neuen Prozesse waren jedoch für alle Beteiligten intransparent.

Die Mitarbeiter waren auf das neue Tätigkeitsfeld „strategischer Einkauf“ nicht vorbereitet und fühlten sich nur für den eigenen Standort verantwortlich. Die Einkaufsabteilung wurde bei vielen Beschaffungsprojekten erst eingeschaltet, wenn die Entscheidung bereits getroffen und nur noch die formale Bestellung notwendig war. Dadurch wurden wesentliche Hebel der Kostenoptimierung nicht genutzt.

Projektaufgabe:

  • Leitung des indirekten Einkaufs für die deutschen Produktionsstandorte
  • Strategische Ausrichtung des indirekten Einkaufs
    Ziel: „World Class Procurement“
  • Mitarbeiterverantwortung: 7 Mitarbeiter an zwei Standorten

Maßnahmen:

In einem ersten Schritt wurden die Situation und die Ursachen analysiert und eine langfristige Vision eines „World Class Procurement“ entwickelt. Auf dieser Basis wurde ein Anforderungsprofil für die zukünftigen Einkäufer erstellt und ein Maßnahmenplan erarbeitet, wie die Gaps von der aktuellen Ist-Situation zum Sollzustand geschlossen werden können.

Die Hauptmaßnahmen waren die Optimierung der Prozesse und die Einführung strategischer Maßnahmen, wie beispielsweise ein standortübergreifendes Warengruppenmanagement, Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement, sowie eine strukturierte Zusammenarbeit mit den Fachbereichen.

Eine besondere Herausforderung war neben der fachlichen Schulung der Mitarbeiter die Änderung des „Mindsets“. Hierzu wurde ein standortübergreifender Kommunikationsplan etabliert. Parallel zu den Maßnahmen wurde ein junger Einkaufsleiter aus dem eigenen Unternehmen aufgebaut.

Ergebnisse:

  • Der Einkauf besteht heute überwiegend aus jungen, engagierten Mitarbeitern, die mit Hilfe strategischer Tools aktiv einen Wertbeitrag leisten. Die Abteilung wird als funktionierende Einheit wahrgenommen.
  • Die monetären Ziele wurden eingehalten und teilweise sogar übertroffen.
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