Neuausrichtung der Einkaufsorganisation und Leitung des Bereiches Procurement Operations

Auftraggeber:

  • US Pharma Konzern
  • 25.000 Mitarbeiter weltweit
  • 3.000 Mitarbeiter in Deutschland an verschiedenen Standorten
Situation: Ein internationales Pharma-Unternehmen war dabei, die Einkaufsbereiche global neu aufzustellen. Der bisherige Einkaufsleiter in Deutschland hatte das Unternehmen verlassen. Zusätzlich war ein Implementierungsprojekt für SAP S/4 HANA, Ariba Bestellwesen und Ariba Lieferanten-Netzwerk gestartet.

Projektaufgabe:

  • Split der lokalen Einkaufsabteilung und Etablierung des Bereiches „Procurement Operations“
  • Zentralisierung und Digitalisierung des Prozesses „Source-to-Pay“ für alle deutschen Standorte
  • Sicherstellung der Regel „No PO – No Pay“ (ohne Einkaufs-Bestellung keine Beschaffung) durch klare Prozesse und optimierten Service Level

Maßnahmen:

  • Vertrauensaufbau bei den Mitarbeitern durch Kommunikation, Offenheit und Klarheit für eine Atmosphäre vertrauensvoller und offener Zusammenarbeit
  • Sicherstellung der Warenversorgung in der Umstellungsphase
  • Analyse und Umsetzung der notwenigen Maßnahmen zur Termineinhaltung der bevorstehenden Systemimplementierung zusammen mit dem Projektteam un den Fachexperten der Abteilung
  • Kurzfristige personelle Maßnahmen sowie Erstellung eines mittelfristigen Personalplans
  • Anpassung bestehender Prozesse
  • Die globalen Vorgaben wurden auf die lokale Organisation adaptiert. Bei einigen Prozessen war es notwendig, eigenständige Konzepte zu erarbeiten und umzusetzen.
  • Implementierung der neuen Bestellprozesse für den Produktionsstandort und die Niederlassungen

Ergebnisse:

  • Die Einkaufsabteilung ist aufgeteilt in zwei Bereiche.
  • Der Bereich Procurement Operations ist mit einer klaren Struktur aufgebaut. Aufgrund zusätzlicher Aufgaben, die in den Bereich integriert wurden, wurde weiteres Personal rekrutiert und eingearbeitet. Es existiert ein funktionierendes, leistungsfähiges Team.
  • Die Regel „No PO – No Pay“ wird eingehalten, das heißt, Maverick Buying ist ausgeschlossen. Die Anwender werden von Fachexperten im Einkauf zielgerichtet betreut.
  • Der Service Level wurde erheblich verbessert, so wurde die Bearbeitungszeit für Bedarfsanforderungen von anfangs fünf Tagen auf zwei Tage reduziert.
  • Die digitalen Einkaufsanwendungen in SAP S/4 HANA, sowie das Ariba-Bestellsystem sind implementiert:
  • Beschaffungsprozesse sind entsprechend angepasst und optimiert
  • Ein Key User-Konzept ist umgesetzt.
  • 160 Lieferanten sind an das Netzwerk angeschlossen, ein digitaler Datenaustausch ist gewährleistet.
  • Die Anbindung weiterer Lieferanten ist in Vorbereitung.
  • Der Bereich Procurement Operations kann erfolgreich an einen neuen „Head of Procurement Operations“ in Festanstellung übergeben werden.
Copyright © 2020 Kimpel-Koch
Scroll to Top